Control de Asistencia

Consideraciones

• Toda funcionaria o funcionario afecto a control de asistencia se encuentra OBLIGADO a registrar su entrada y salida a través de los dispositivos dispuestos para ello.
• Toda funcionaria o funcionario puede marcar sólo en un dispositivo, el cual le será asignado de acuerdo a la proximidad con su lugar de trabajo.
• Toda funcionaria o funcionario tiene derecho a justificar hasta un máximo de tres olvidos de marcaje y tres atrasos al mes. Todo evento de alguno de los tipos mencionados que supere el límite establecido será considerado como ausencia.

Procedimiento

• La funcionaria o funcionario debe completar el formulario F1, obtener la firma de su jefe directo y entregarlo a su Supervisor de Asistencia o Jefe Administrativo, dentro de un plazo máximo de tres días desde la fecha en que ocurra el evento.
• El Supervisor de Asistencia debe verificar que el formulario se encuentre correctamente llenado y que se encuentre en concordancia con la normativa vigente.
• Si el formulario se encuentra correcto, el Supervisor de Asistencia debe registrarlo en el Sistema de Control de Asistencia.
• Si el formulario contiene errores o no se encuentra acorde a la normativa, el supervisor debe devolver el formulario al funcionario para que sea corregido o puede dejarlo sin efecto, tomando las medidas que sean necesarias dependiendo de cada situación.

Formularios

Descripción

De acuerdo al Art. 109 del Estatuto Administrativo, todo funcionario podrá solicitar hasta seis días hábiles con goce de remuneraciones, para ausentarse de sus labores por motivos particulares.

Consideraciones

• Los días administrativos no son acumulables, sólo se pueden utilizar dentro del año calendario.
• Los días administrativos se pueden utilizar por días completos o medios días, entendiéndose por medio día la mitad de la jornada que le corresponde efectuar en el día en que se solicita el permiso.
• Las jefaturas podrán conceder o denegar discrecionalmente los permisos, sin embargo, llegado fin de año, no pueden ser negados, puesto que corresponden a un derecho del funcionario y si no se utilizan se pierden.
• No es exigible que el funcionario deba exponer los motivos particulares por los que solicita ejercer este derecho.

Procedimiento

• El funcionario debe llenar el formulario correspondiente y solicitar la firma de su jefatura antes de hacer uso del permiso.
• El funcionario debe entregar el formulario al encargado administrativo o supervisor de asistencia de su unidad.
• El supervisor de asistencia debe revisar el documento, verificar que se encuentre llenado de forma correcta y verificar que se encuentre dentro del tope de permisos autorizados por año (6).
• Si el documento se encuentra correctamnete llenado y autorizado el Supervisor de Asistencia debe archivar el formulario para la posterior tramitación de la resolución de permisos administrativos de la unidad.
• Si el funcionario se encuentra afecto a control de asistencia el Supervisor de Asistencia debe efectuar el registro en el sistema de control de asistencia.

Tramitacion de resoluciones

Mensualmente, una vez procesado el registro de control de asistencia, el Jefe Administrativo o el Supervisor de Asistencia (según lo determine la unidad) debe preparar el siguiente legajo de documentos:

• Resolución de permisos con goce de remuneraciones.
• Carátula de Resolución de permisos.
• Todos los formularios de solicitud en formato original, si se trata de documentos escaneados estos se deben efectuar a color.

Las plantillas de los documentos se encuentran publicadas más abajo.

A partir del año 2022, Secretaría General, mediante Resolución 9.253, delegó la firma de las transcripciones de las resoluciones de permisos administrativos a los secretarios de Facultad, por lo cual ahora existen dos procedimientos para la tramitación de dichos documentos:

• Facultades y sus unidades dependientes. Las unidades dependientes de una Facultad deben enviar el legago de documentos a su Decanato para que sea enviado desde la Facultad a Secretaría General, en la carátula se debe indicar el nombre y cargo del Directivo Superior (Decano), en las transcripciones se debe indicar el nombre y cargo del Secretario de Facultad.
• Todas las demas unidades. Enviar el legago de documentos directamente a Secretaría General, en la carátula se debe indicar el nombre y cargo de la Jefatura o Directivo Superior de la unidad, en las transcripciones se debe indicar el nombre y cargo del Secretario General.

Secretaría General completará la Resolución y la enviará de vuelta a la unidad, numerada y timbrada, quedando formalizada administrativamente.

Notificación a la Dirección de Gestión de Personas

Todas las unidades deben enviar la resolución tramitada al correo control.asistencia@usach.cl, junto con los formularios de solicitud para el registro en la DGP y en Siaper.

Formularios

NOTA: La plantilla de resolución se debe adecuar a cada unidad, pero sin modificar el formato del documento.

Descripción

De acuerdo al Art. 110 del Estatuto Administrativo, todo funcionario podrá solicitar permiso sin goce de remuneraciones en alguna de las siguientes modalidades:

• Por motivos particulares, hasta por seis meses en cada año calendario.
• Para permanecer en el extranjero, hasta por dos años.

El límite señalado en el inciso anterior, no será aplicable en el caso de funcionarios que obtengan becas otorgadas de acuerdo a la legislación vigente.

Consideraciones

• Los permisos sin goce de remuneraciones se pueden otorgar por días, pero no por medios días.
• A los funcionarios que hacen uso de permiso sin goce de remuneraciones no se les puede concedér licencia médica.
• Durante el permiso sin goce de remuneraciones el empleado mantiene su condición de funcionario público, pero es liberado por la autoridad administrativa de la obligación de desempeñar el cargo que sirve, suspendiéndose como contrapartida, el derecho a percibir las remuneraciones que le correspondan.
• La circunstancia de gozar de un permiso sin goce de remuneraciones, no obsta a la aplicación de las reglas que establecen incompatibilidades, y, en consecuencia, aunque estos permisos concedan a sus beneficiarios la facultad de ausentarse de su lugar de trabajo, no lo autorizan para desempeñar, durante su duración, un empleo incompatible en otro servicio. Ello, porque durante los permisos se mantiene el vínculo estatutario y la consiguiente aplicación de las normas que lo rigen.

Formularios

Descripción

El padre tendrá derecho a un permiso pagado de 5 días en caso de nacimiento de un hijo, el que podrá utilizar a su elección desde el momento del parto, y en este caso será de forma continua, excluyendo el descanso semanal, o distribuirlo dentro del primer mes desde la fecha del nacimiento.

Este permiso también se otorgará al padre que se encuentre en proceso de adopción, y se contará a partir de la notificación de la resolución que otorgue el cuidado personal o acoja la adopción del menor, en conformidad a los artículos 19 y 24 de la Ley N° 19.620. Este derecho es irrenunciable.

Si la madre muriera en el parto o durante el período de permiso posterior a éste, dicho permiso o el resto de él que sea destinado al cuidado del hijo corresponderá al padre o a quien le fuere otorgada la custodia del menor, quien gozará del fuero establecido en el artículo 201 de este Código y tendrá derecho al subsidio a que se refiere el artículo 198.

El padre que sea privado por sentencia judicial del cuidado personal del menor perderá el derecho a fuero y subsidio establecidos en el inciso anterior.

Procedimiento

• La funcionaria o funcionario debe completar el formulario correspondiente y entregarlo al Supervisor de Asistencia de su unidad.
• Si la funcionaria o funcionario se encuentra afecto a control de asistencia el Supervisor de Asistencia debe efectuar el registro en el sistema de control de asistencia.

Formularios

Descripción

Las trabajadoras tendrán derecho a disponer de una hora al día para dar alimento a sus hijos menores de dos años. Este derecho se podrá ejercer de alguna de las siguientes formas, a acordar con el Jefe Directo.

1. En cualquier momento dentro de la jornada de trabajo.
2. Dividiéndolo, a solicitud de la interesada, en dos bloques de media hora cada uno.
3. Postergando o adelantando en media hora, o en una hora, el inicio o el término de la jornada de trabajo.

Este derecho podrá ser ejercido preferentemente en la sala cuna, o en el lugar en que se encuentre el menor.

Consideraciones

• Para todos los efectos legales, el tiempo utilizado se considerará como trabajado.
• Este es un derecho irrenunciable y es aplicable a toda trabajadora que tenga hijos menores de dos años, aun cuando no goce del derecho a sala cuna, según lo preceptuado en el Art. 206 del Código del Trabajo.
• Tratándose de empresas que estén obligadas a lo preceptuado en el artículo 203, el período de tiempo a que se refiere el inciso primero se ampliará al necesario para el viaje de ida y vuelta de la madre para dar alimentos a sus hijos. En este caso, el empleador pagará el valor de los pasajes por el transporte que se deba emplear para la ida y regreso de la madre.
• El derecho de una hora para alimentar a los hijos se amplia por cada hijo menor de 2 años.

Procedimiento

• La funcionaria debe acordar y fijar con la unidad el horario a utilizar, el cual debe quedar registrado en un formulario F5.
• Si el funcionario se encuentra afecto a control de asistencia el Supervisor de Asistencia debe registrar el cambio de calendario en el Sistema de Control de Asistencia, siguiendo los procedimientos definidos para la asignación de calendarios.

Formularios

Descripción

De acuerdo a la Ley 20.907 de 2016, los trabajadores dependientes regidos por el Código del Trabajo y aquellos regidos por el Estatuto Administrativo contenido en la ley Nº 18.834, y por el Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales contenido en la ley Nº 18.883, que se desempeñen adicionalmente como voluntarios del Cuerpo de Bomberos estarán facultados para acudir a llamados de emergencia ante accidentes, incendios u otros siniestros que ocurran durante su jornada laboral.

El tiempo que estos trabajadores destinen a la atención de estas emergencias será considerado como trabajado para todos los efectos legales. El empleador no podrá, en ningún caso, calificar esta salida como intempestiva e injustificada para configurar la causal de abandono de trabajo establecida en el artículo 160, número 4, letra a), de este Código, o como fundamento de una investigación sumaria o de un sumario administrativo, en su caso.

Consideraciones

Cada unidad debe mantener un registro del personal que es voluntario de los Cuerpos de Bomberos y debe informarlo a las jefaturas correspondientes, a objeto de asegurar que se otorguen todas las facilidades para que el funcionario pueda acudir a las emergencias y su puesto pueda ser cubierto si así se requiere.

Procedimiento

El empleador podrá solicitar a la Comandancia de Bomberos respectiva la acreditación de la circunstancia señalada.

Si la funcionaria o funcionario se encuentra afecto a control de asistencia el Supervisor de Asistencia debe efectuar el registro en el sistema de control de asistencia utilizando la incidencia "Permiso Autorizado".

Descripcion

De acuerdo al Art. 207 bis de la Ley 20.764 de 2014, en el caso de contraer matrimonio, todo trabajador tendrá derecho a cinco días hábiles continuos de permiso pagado, adicional al feriado anual, independientemente del tiempo de servicio.

Este permiso se podrá utilizar, a elección del trabajador, en el día del matrimonio y en los días inmediatamente anteriores o posteriores al de su celebración.

El trabajador deberá dar aviso a su empleador con treinta días de anticipación y presentar dentro de los treinta días siguientes a la celebración el respectivo certificado de matrimonio del Servicio de Registro Civil e Identificación.

Procedimiento

• El funcionario debe dar aviso a su jefatura, con treinta días de anticipación, descargando y completando el formulario correspondiente que deberá ser enviado a la Dirección de Gestión de Personas.
• El funcionario debe completar el formulario F1 y entregarlo a su Supervisor de Asistencia.
• El funcionario debe presentar, dentro de los treinta días siguientes a la celebración del Matrimonio o Unión Civil, el respectivo certificado emitido por el Servicio de Registro Civil e Identificación.
• El Supervisor de Asistencia debe enviar el formulario junto al certificado a la Dirección de Gestión de Personas, dejando una copia de respaldo en su unidad.
• Si el funcionario se encuentra afecto a control de asistencia el Supervisor de Asistencia debe efectuar el registro en el sistema de control de asistencia.

Formularios

Descripcion

De acuerdo al Art. 66 de la Ley 20.137 de 2006, en el caso de muerte de un pariente cercano, todo trabajador tendrá derecho a los siguientes días de permiso:

Estos permisos se deberán hacer efectivos a partir del día del respectivo fallecimiento. No obstante, tratándose de una defunción fetal, el permiso se hará efectivo desde el momento de acreditarse la muerte, con el respectivo certificado de defunción fetal.

Consideraciones

• El trabajador que pierde un hijo gozará de fuero laboral por un mes, a contar del respectivo fallecimiento. Sin embargo, tratándose de trabajadores cuyos contratos de trabajo sean a plazo fijo o por obra o servicio determinado, el fuero los amparará sólo durante la vigencia del respectivo contrato si éste fuera menor a un mes, sin que se requiera solicitar su desafuero al término de cada uno de ellos.
• Los días de permiso consagrados en este artículo no podrán ser compensados en dinero.

Procedimiento

• El funcionario debe dar aviso a su jefatura.
• Una vez que el funcionario regrese a sus funciones, deberá completar el formulario correspondiente y entregar un certificado de defunción, emitido por el Servicio de Registro Civil e Identificación, a su Supervisor de Asistencia.
• El Supervisor de Asistencia debe enviar el formulario junto al certificado a la Dirección de Gestión de Personas, dejando una copia de respaldo en su unidad.
• Si el funcionario se encuentra afecto a control de asistencia el Supervisor de Asistencia debe efectuar el registro en el sistema de control de asistencia.

Formularios